Polityka prywatności

I. Administrator danych osobowych.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Centrum Polonijne Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Długa 29, 00-238 Warszawa), spółka wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001103354, posiadająca REGON: 528558704, NIP: 5253002115, o kapitale zakładowym 5 000 zł (dalej jako „Administrator”).

Dane kontaktowe Administratora: z Administratorem można skontaktować się poprzez adres e-mail info@polonijne.pl, telefonicznie pod numerem +48666222175 lub pisemnie na adres Administratora (tj. ul. Długa 29, 00-238 Warszawa). W sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem bezpośrednio, wysyłając tradycyjną korespondencję na adres wskazany powyżej lub wiadomość na adres poczty elektronicznej info@polonijne.pl.

II. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych.

Twoje dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w różnych celach, w różnym zakresie oraz na różnych podstawach prawnych przewidzianych w RODO.

Odpowiedź na zapytanie i przedstawienie oferty. Jeżeli wyślesz formularz na stronie internetowej (zapis na lekcję lub kurs, wynik testu poziomu) albo napiszesz do nas, przetwarzamy dane, które podasz: imię, numer telefonu lub adres e-mail, opcjonalnie nazwę użytkownika w Telegramie, wybrany sposób kontaktu, cel nauki, wybranego lektora lub grupę, preferowaną formę zajęć, wynik testu poziomu, odpowiedź na pytanie, skąd o nas wiesz (tekst swobodny), a także informację, z której strony wysłano formularz. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy).

Powiadomienie o zapisach na egzamin. Jeżeli na stronie z terminami egzaminu państwowego zapiszesz się na powiadomienie o otwarciu zapisów na wybraną sesję, przetwarzamy Twoje imię, adres e-mail i wybraną sesję, aby wysłać Ci e-mailem informację o otwarciu zapisów na tę sesję. Podstawą prawną jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili cofnąć, pisząc na adres info@polonijne.pl lub odpowiadając na naszą wiadomość.

Newsletter przy pobraniu bezpłatnego materiału. Jeżeli na stronie z bezpłatnym materiałem (np. PDF „Nosek i fałszywi przyjaciele”) podasz imię i adres e-mail i zaznaczysz zgodę na newsletter, przetwarzamy Twoje imię, adres e-mail, język strony oraz datę i treść udzielonej zgody, aby wysłać Ci e-mailem link do materiału, a następnie informacje handlowe Centrum Polonijnego: rabaty, kody promocyjne i nowości o kursach. Materiał wysyłamy osobom, które zapisują się na newsletter. Podstawą prawną jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili — linkiem do rezygnacji, który zawiera każda wiadomość, albo pisząc na adres info@polonijne.pl. Zgłoszenie trafia też do systemu CRM i na czat administratorów szkoły (Telegram), a wiadomości wysyła platforma app.polonijne.pl za pośrednictwem Amazon Web Services EMEA SARL (usługa Amazon SES).

Zapytania firm. Jeżeli wyślesz zapytanie w imieniu firmy (formularz na stronie „Dla firm”), przetwarzamy Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe, nazwę firmy, liczbę pracowników i wybrany format zajęć, aby odpowiedzieć na zapytanie i przedstawić ofertę firmie. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na odpowiedzi na zapytanie biznesowe (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Wykonanie umowy. Przetwarzanie Twoich danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o prowadzenie kursu językowego lub lekcji, w tym do zapewnienia Ci możliwości aktywnego uczestnictwa w zajęciach i dostępu do platformy edukacyjnej Administratora. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Bony podarunkowe. Bon podarunkowy kupuje się na platformie edukacyjnej app.polonijne.pl (https://app.polonijne.pl/gift), bez zakładania konta. Przetwarzamy wtedy: wybrany bon i jego cenę, imię osoby obdarowanej, opcjonalnie imię darczyńcy i życzenia (drukujemy je na bonie), język bonu, datę akceptacji warunków bonu i prośby o rozpoczęcie świadczenia z chwilą aktywacji kodu, a ze strony płatności — imię i nazwisko oraz adres e-mail kupującego i identyfikatory płatności; jeżeli kupujący zamówi drukowany bon z upominkiem — także imię i nazwisko odbiorcy, adres dostawy i numer telefonu dla kuriera. Gdy osoba obdarowana aktywuje kod, platforma zapisuje datę aktywacji i skrót adresu e-mail jej konta, a w przypadku lekcji tworzy zgłoszenie w systemie CRM. Podstawą prawną jest zawarcie i wykonanie umowy — wysłanie bonu e-mailem, wysyłka upominku, aktywacja kodu, odstąpienie od umowy i reklamacje (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki rachunkowe i podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a w przypadku imienia osoby obdarowanej podanego przez kupującego — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy na jej rzecz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Obowiązki prawne. Prowadzenie rachunkowości, wystawianie faktur i przechowywanie dokumentacji podatkowej — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Ochrona formularzy przed spamem i nadużyciami. Weryfikacja Cloudflare Turnstile, ograniczenie liczby zgłoszeń wysyłanych z jednego adresu IP oraz logi serwera — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora: bezpieczeństwo strony i formularzy).

Demo „Spróbuj bez rejestracji”. Jeżeli skorzystasz z demo, wpisany tekst albo zaznaczone odpowiedzi oraz adres IP przekazujemy platformie edukacyjnej app.polonijne.pl w celu ich oceny (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie usługi, o którą prosisz) oraz ograniczenia liczby ocen (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona bezpłatnej usługi przed nadużyciami).

Jedna bezpłatna ocena AI na osobę. Dopiero gdy klikniesz przycisk sprawdzenia w demo, zapisujemy w Twojej przeglądarce losowy identyfikator demo (localStorage, klucz cp-demo-visitor-v1) i obliczamy w przeglądarce skrót (SHA-256) kilku ogólnych parametrów urządzenia: identyfikatora przeglądarki (user agent), platformy, języków, strefy czasowej i rozmiaru ekranu. Same parametry nie opuszczają przeglądarki. Identyfikator i skrót przekazujemy platformie app.polonijne.pl razem z odpowiedzią. Platforma przechowuje wyłącznie ich skróty utworzone z tajnym kluczem (oraz taki sam skrót adresu IP) przez 30 dni, aby każda osoba mogła skorzystać z jednej bezpłatnej oceny AI i aby programy automatyczne nie wyczerpały dziennego limitu ocen (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zapisanie identyfikatora i odczyt tych parametrów są niezbędne do świadczenia usługi, o którą prosisz, dlatego nie wymagają zgody (art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej).

Czat z asystentem AI („Zadaj pytanie”). Jeżeli zadasz pytanie asystentowi AI na stronie, Twoje wiadomości (do 500 znaków każda) wraz z wcześniejszymi wiadomościami tej rozmowy, język strony i adres otwartej strony przekazujemy platformie edukacyjnej app.polonijne.pl, która generuje odpowiedź za pomocą modelu AI Claude (Anthropic), aby odpowiedzieć na Twoje pytania o szkołę, kursy, ceny i egzaminy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (usługa, o którą prosisz, i działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy). Odpowiedzi generuje sztuczna inteligencja i mogą one zawierać błędy — wiążące są informacje na stronach Centrum Polonijnego, w regulaminach i od administratora szkoły. Nie podawaj na czacie danych osobowych, jeżeli nie jest to konieczne. Aby chronić czat przed nadużyciami i ograniczyć jego koszty, platforma przetwarza Twój adres IP oraz losowy identyfikator rozmowy (tworzony przy otwarciu czatu i przechowywany wyłącznie w pamięci otwartej strony), liczy wiadomości z jednej rozmowy i z jednego adresu IP, a gdy limity się zbliżają, może poprosić o weryfikację Cloudflare Turnstile — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora: bezpieczeństwo usługi i ochrona przed nadużyciami). Platforma nie zapisuje treści rozmowy, a jej logi nie zawierają treści wiadomości, adresu IP ani identyfikatora rozmowy.

Kontakt zostawiony w czacie. Jeżeli w czacie zostawisz kontakt (imię, numer telefonu, nazwę użytkownika w Telegramie lub adres e-mail, opcjonalnie cel nauki i komentarz) i zaznaczysz, że zapoznałeś się z Polityką Prywatności, przekazujemy te dane wraz z językiem i adresem strony do systemu CRM i administratorom szkoły (Telegram), aby skontaktować się z Tobą i przedstawić ofertę. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy). Treści rozmowy z asystentem AI do zgłoszenia nie dołączamy.

Statystyki, reklama i źródło wizyty — wyłącznie za Twoją zgodą. Po kliknięciu „Akceptuję wszystkie” w banerze cookies korzystamy z Google Analytics 4 (statystyki odwiedzin), Google Ads (pomiar skuteczności reklam i remarketing) i piksela Meta (pomiar skuteczności reklam na Instagramie i Facebooku) i piksela OpenAI (pomiar skuteczności reklam w ChatGPT) oraz zapamiętujemy w przeglądarce źródło wizyty: parametry kampanii (UTM, matchtype, network, device) i identyfikatory kliknięcia reklamy Google (gclid, gbraid, wbraid), Meta (fbclid) i OpenAI (oppref) — przez 90 dni od kliknięcia reklamy, a stronę wejścia i stronę odsyłającą — do zamknięcia karty. Informacje o źródle wizyty dołączamy do zgłoszenia wysłanego z formularza. Identyfikator kliknięcia pozwala nam przekazać Google Ads, Meta lub OpenAI informację, że zgłoszenie z danej reklamy zakończyło się zapisem na zajęcia lub płatnością (pomiar konwersji). Jeżeli wyraziłeś zgodę, identyfikatory kliknięcia reklamy (gclid, gbraid, wbraid, fbclid wraz z plikiem cookie _fbc, oppref) dołączamy też do linku, którym przechodzisz na platformę edukacyjną app.polonijne.pl — aby płatność za subskrypcję w aplikacji można było przypisać reklamie, z której przyszedłeś (pomiar konwersji); platforma zapisuje je przy zakładaniu konta tylko wtedy, gdy także w niej zaakceptujesz pliki cookies reklamowe, a w przeciwnym razie je odrzuca. Podstawą prawną jest Twoja zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Bez zgody nie zapisujemy w przeglądarce niczego poza zapamiętaniem Twojego wyboru w banerze (plik cookie cp_cookie_consent) i — jeżeli skorzystasz z demo — identyfikatorem demo opisanym wyżej (cp-demo-visitor-v1), nie ładujemy Google Analytics, Google Ads, piksela Meta ani piksela OpenAI, a zgłoszenie zawiera wyłącznie parametry kampanii (UTM, matchtype, network, device) z adresów stron otwartych podczas tej wizyty, bez identyfikatorów kliknięcia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ocena skuteczności naszych kampanii). Bez zgody link do platformy nie zawiera identyfikatorów kliknięcia.

Pomiar reklam Meta z serwera (Conversions API). Jeżeli w banerze cookies wyraziłeś zgodę („Akceptuję wszystkie”) i wyślesz formularz, nasz serwer przekazuje Meta Platforms Ireland Limited informację o zgłoszeniu (zdarzenie „Lead”): skróty (SHA-256) Twojego adresu e-mail lub numeru telefonu, imienia i kraju (ustalonego z numeru kierunkowego telefonu), adres IP, identyfikator przeglądarki (user agent), adres strony, identyfikator kliknięcia reklamy Meta (fbclid) i plik cookie _fbp oraz identyfikator zdarzenia, dzięki któremu Meta nie liczy tego samego zgłoszenia dwa razy (z piksela i z serwera). Celem jest pomiar skuteczności naszych reklam na Instagramie i Facebooku, także wtedy, gdy przeglądarka blokuje piksel. Podstawą prawną jest Twoja zgoda wyrażona w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); bez niej tych danych do Meta nie wysyłamy, a jej wycofanie zatrzymuje dalsze przekazywanie.

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub osoby trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), tj.:

• zapobiegania oszustwom oraz zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji,
• doboru usług do potrzeb klientów Administratora,
• optymalizacji produktów lub usług na podstawie Twoich uwag i opinii na ich temat,
• optymalizacji procesów obsługi sprzedaży lub posprzedaży,
• rozpatrywania reklamacji,
• archiwalnym (dowodowym) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania określonych faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• badania satysfakcji klientów i określenia jakości usług i obsługi Administratora,
• oferowania Ci przez Administratora jego produktów lub usług (marketing bezpośredni).

III. Informacja o odbiorcach danych osobowych.

Odbiorcami Twoich danych osobowych są podmioty, które przetwarzają dane w naszym imieniu (podmioty przetwarzające) lub świadczą nam usługi jako odrębni administratorzy:

• Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA) — hosting strony internetowej i obsługa formularzy zgłoszeniowych. Formularze są obsługiwane na serwerach w Unii Europejskiej (Frankfurt nad Menem). Treść stron jest dostarczana przez globalną sieć serwerów Vercel.
• Telegram Messenger Inc. — komunikator, w którym prowadzimy wewnętrzny czat administratorów Centrum Polonijnego: bot przekazuje do niego zgłoszenia z formularzy. Bot przekazuje tam też powiadomienia o zamówieniach bonów podarunkowych (adres e-mail kupującego, imię osoby obdarowanej, adres dostawy upominku). Przez Telegram kontaktujemy się też z Tobą, jeżeli wybierzesz ten kanał. Telegram przetwarza te dane jako odrębny administrator, na zasadach swojej polityki prywatności (https://telegram.org/privacy/eu).
• Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA) — usługa Cloudflare Turnstile chroniąca formularze przed spamem i nadużyciami. Przetwarza adres IP i techniczne informacje o przeglądarce.
• Plus Five Five, Inc. (Resend, USA) — wysyłka kopii zgłoszeń na skrzynkę e-mail Administratora, jeżeli Administrator korzysta z tej funkcji.
• Upstash, Inc. (USA; baza danych w regionie UE) — jeżeli Administrator korzysta z tych funkcji: techniczne ograniczenie liczby zgłoszeń z jednego adresu IP, do którego przechowywany jest wyłącznie skrót (hash) adresu IP, przez 10 minut. Upstash także przechowuje zgłoszenie, którego CRM nie mógł przyjąć, do 14 dni, aby dostarczyć je do CRM.
• Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) i Google LLC (USA) — wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies: Google Analytics 4 (statystyki odwiedzin strony) oraz Google Ads (pomiar skuteczności reklam i remarketing). Po wysłaniu formularza Google Ads otrzymuje informację o zgłoszeniu wraz ze skrótem (SHA-256) podanego adresu e-mail lub numeru telefonu (konwersje rozszerzone), a identyfikator kliknięcia reklamy Google (gclid, gbraid lub wbraid) dołączony do zgłoszenia możemy później przekazać Google Ads, aby oznaczyć zgłoszenie, które zakończyło się zapisem lub płatnością (import konwersji offline). Odtwarzacz YouTube (w trybie ograniczonego śledzenia, youtube-nocookie.com) ładuje się dopiero po kliknięciu w film.
• Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia) — wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies: piksel Meta w przeglądarce (pomiar skuteczności reklam na Instagramie i Facebooku: odwiedziny stron, wysłanie formularza, kliknięcie komunikatora lub numeru telefonu) oraz Conversions API — informacja o wysłanym zgłoszeniu przekazywana z naszego serwera (pkt II); identyfikator kliknięcia reklamy Meta (fbclid) dołączony do zgłoszenia możemy też później przekazać Meta, aby oznaczyć zgłoszenie, które zakończyło się zapisem lub płatnością. W zakresie zbierania i przekazywania tych danych Meta jest z nami współadministratorem (art. 26 RODO) na zasadach Meta Controller Addendum (https://www.facebook.com/legal/controller_addendum), a dalej przetwarza je jako odrębny administrator, zgodnie ze swoją polityką prywatności (https://www.facebook.com/privacy/policy). Ponadto wyłącznie gdy klikniesz film z Instagrama na stronie głównej: dopiero wtedy ładujemy oficjalny odtwarzacz Instagrama (instagram.com), a Meta otrzymuje Twój adres IP i informacje o przeglądarce i może zapisać na Twoim urządzeniu własne pliki cookies. Meta przetwarza te dane jako odrębny administrator, zgodnie ze swoją polityką prywatności (https://privacycenter.instagram.com/policy).
• OpenAI Ireland Limited (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irlandia) — wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies: piksel OpenAI w przeglądarce (pomiar skuteczności reklam w ChatGPT: wejście na stronę z reklamy w ChatGPT i wysłanie formularza wraz z identyfikatorem zdarzenia; OpenAI otrzymuje też Twój adres IP i informacje o przeglądarce); identyfikator kliknięcia reklamy w ChatGPT (oppref) dołączony do zgłoszenia możemy też później przekazać OpenAI wraz z kwotą i datą płatności, aby oznaczyć zgłoszenie, które zakończyło się płatnością (bez Twojego adresu e-mail ani numeru telefonu). OpenAI przetwarza te dane jako odrębny administrator, zgodnie ze swoją polityką prywatności (https://openai.com/policies/privacy-policy).
• Anthropic, PBC (548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA) — dostawca modelu AI Claude, za pomocą którego platforma app.polonijne.pl generuje odpowiedzi asystenta AI na stronie (pkt II); otrzymuje treść rozmowy (Twoje wiadomości i wcześniejsze odpowiedzi tej rozmowy) wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi, przetwarza ją jako podmiot przetwarzający i nie wykorzystuje jej do trenowania modeli. Model może być też udostępniany platformie przez usługę Amazon Bedrock (Amazon Web Services EMEA SARL, serwery w UE).
• Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia) — operator płatności za bony podarunkowe i subskrypcje na platformie app.polonijne.pl: strona płatności, dane płatności, imię i nazwisko i adres e-mail kupującego, a przy drukowanym bonie — adres dostawy i numer telefonu. Dane karty wprowadzasz bezpośrednio na stronie Stripe i nie trafiają one do Administratora. Stripe przetwarza dane płatnicze jako odrębny administrator, zgodnie ze swoją polityką prywatności (https://stripe.com/privacy).
• Bank lub operator płatności obsługujący płatności kartą przez bezpieczną stronę płatności. Dane karty wprowadzasz bezpośrednio na stronie banku lub operatora i nie trafiają one do Administratora.
• Dostawcy platform wideokonferencyjnych, za pośrednictwem których prowadzimy zajęcia online — w zakresie niezbędnym do prowadzenia zajęć.
• Podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, windykacyjne, pocztowe i kurierskie — w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług.

Centrum Polonijne Sp. z o.o. przechowuje zgłoszenia z formularzy w systemie CRM własnej platformy edukacyjnej (app.polonijne.pl), utrzymywanej u Vercel Inc., Neon, Inc. (baza danych) i Amazon Web Services EMEA SARL (serwery w UE). Demo „Spróbuj bez rejestracji” przekazuje wpisany tekst albo zaznaczone odpowiedzi, adres IP, identyfikator demo i skrót parametrów urządzenia (pkt II) do platformy app.polonijne.pl, która ocenia tekst za pomocą modelu Claude (Anthropic) — szczegóły w polityce prywatności platformy: https://app.polonijne.pl/privacy. Czat z asystentem AI (pkt II) obsługuje ta sama platforma: przekazuje treść rozmowy do modelu Claude (Anthropic), a liczniki ochrony przed nadużyciami przechowuje w bazie Upstash, Inc. wyłącznie jako skróty utworzone z tajnym kluczem; kontakt zostawiony w czacie trafia do jej systemu CRM. E-mail z bonem podarunkowym platforma wysyła przez Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES, serwery w UE). Jeżeli wybierzesz kontakt przez WhatsApp lub Viber, odbiorcami danych są także WhatsApp Ireland Ltd. i Viber Media S.à r.l.

IV. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.

Co do zasady przetwarzamy Twoje dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Niektórzy odbiorcy wskazani w pkt III mają siedzibę lub serwery poza EOG, dlatego Twoje dane mogą być przekazywane do państw trzecich:

• do Stanów Zjednoczonych (Vercel, Cloudflare, Google, Neon, Resend, Stripe, Upstash, OpenAI, a w przypadku demo i czatu z asystentem AI — Anthropic) — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO), w zakresie, w jakim odbiorca jest certyfikowany w tym programie, a w pozostałym zakresie — na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914, art. 46 ust. 2 lit. c RODO), zawartych w umowach powierzenia przetwarzania danych z tymi dostawcami;

Meta: Meta Platforms Ireland Limited przekazuje dane, w tym dane z piksela Meta i Conversions API, do Meta Platforms, Inc. w Stanach Zjednoczonych — zgodnie z informacją Meta na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO), w którym Meta Platforms, Inc. jest certyfikowana, oraz standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO); szczegóły w polityce prywatności Meta (https://www.facebook.com/privacy/policy).

Telegram: zgłoszenia z formularzy przekazujemy przez bota do wewnętrznego czatu administratorów Centrum Polonijnego w komunikatorze Telegram. Telegram Messenger Inc. ma siedzibę poza EOG i przetwarza te dane jako odrębny administrator. Zgodnie z polityką prywatności Telegrama (https://telegram.org/privacy/eu) dane osób, które zarejestrowały się w Telegramie w EOG lub w Wielkiej Brytanii, są przechowywane w centrach danych w Holandii, a przedstawicielem Telegrama w Unii Europejskiej (art. 27 RODO) jest European Data Protection Office (EDPO). Komisja Europejska nie wydała decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych dla Telegram Messenger Inc.

Masz prawo uzyskać kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu danych, kontaktując się z Administratorem (info@polonijne.pl).

V. Okres przechowywania danych osobowych.

Twoje dane osobowe przechowywane są przez Administratora przez okres nie dłuższy, niż będzie to niezbędne do celów, w których dane te będą przetwarzane zgodnie z punktem II Polityki Prywatności, w tym:

Twoje dane osobowe przekazane w formularzu zgłoszeniowym na stronie internetowej lub w wiadomości (imię, dane kontaktowe, treść zgłoszenia, informacja o stronie, z której przyszło zgłoszenie) przechowujemy przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu z Tobą, jeżeli nie zawrzemy umowy, a jeżeli zawrzemy umowę — przez okres wskazany poniżej dla danych pozyskanych w celu zawarcia i wykonania umowy. Po upływie tego okresu usuwamy zgłoszenie z komunikatora, skrzynki poczty elektronicznej i systemu CRM.

Dane z zapisu na powiadomienie o zapisach na egzamin (imię, adres e-mail, wybrana sesja) przechowujemy przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu z Tobą, a jeżeli wcześniej cofniesz zgodę — usuwamy je.

Adres e-mail zapisany na newsletter przy pobraniu bezpłatnego materiału przetwarzamy do czasu cofnięcia zgody; po jej cofnięciu zachowujemy jedynie informację o udzieleniu i cofnięciu zgody (data, treść zgody), aby móc wykazać jej udzielenie (art. 7 ust. 1 RODO) i nie wysyłać Ci już wiadomości.

Twoje dane osobowe pozyskane w celu zawarcia i wykonania umowy oraz realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jego upływie przez okres niezbędny do:

• a) posprzedażowej obsługi klientów (np. rozpatrywania reklamacji) - do czasu przedawnienia Twoich roszczeń wynikających z umowy,
• b) zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń przysługujących Administratorowi - do czasu przedawnienia roszczeń Administratora,
• c) wypełnienia obowiązku prawnego przez Administratora, przy czym dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych Administrator przetwarzał będzie przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Twoje dane osobowe pozyskane przez Administratora w celu marketingu bezpośredniego produktów lub usług Administratora będą przechowywane do czasu, aż zgłosisz sprzeciw względem przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu, lub cofniesz zgodę, jeżeli Administrator przetwarzał te dane na podstawie tzw. zgody marketingowej, lub Administrator sam ustali, że dane osobowe podane przez Ciebie w tym celu się zdezaktualizowały.

Dane techniczne służące ochronie formularzy przechowujemy krótko: skrót adresu IP — 10 minut; logi serwera — zgodnie z ustawieniami dostawcy hostingu, nie dłużej niż 30 dni. Zgłoszenie, którego CRM nie mógł przyjąć, Upstash przechowuje do 14 dni, aby dostarczyć je do CRM.

Czat z asystentem AI: treści rozmowy nie zapisujemy — przekazujemy ją do modelu AI wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi, a w Twojej przeglądarce pozostaje ona tylko w pamięci otwartej strony, do jej zamknięcia lub odświeżenia. Liczniki ochrony czatu przed nadużyciami przechowujemy wyłącznie jako skróty utworzone z tajnym kluczem (nigdy sam adres IP ani identyfikator rozmowy): licznik wiadomości rozmowy i informację o weryfikacji Turnstile — 24 godziny, dzienny licznik wiadomości z adresu IP — 2 dni, a liczniki krótkich serii zapytań z adresu IP — do 1 godziny. Kontakt zostawiony w czacie przechowujemy tak jak zgłoszenie z formularza (12 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeżeli nie zawrzemy umowy).

Bony podarunkowe: życzenia, imię darczyńcy, imię osoby obdarowanej i adres dostawy usuwamy 90 dni po wykorzystaniu bonu (aktywacji, unieważnieniu lub zwrocie pieniędzy, upływie ważności; adres — nie wcześniej niż 90 dni po wysyłce upominku), a zamówienie, które nie zostało opłacone, — po 30 dniach. Dane potrzebne do rozliczeń (bon, kwoty, daty, imię i nazwisko oraz adres e-mail kupującego, identyfikatory płatności) przechowujemy do upływu 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 i 86 Ordynacji podatkowej), a potem je usuwamy.

Dane analityczne Google Analytics przechowujemy przez okres ustawiony w usłudze Google Analytics, nie dłuższy niż 14 miesięcy. Informacje zapisywane w przeglądarce przechowujemy przez okresy wskazane w pkt IX. Tekst wpisany w demo „Spróbuj bez rejestracji” platforma app.polonijne.pl przechowuje zgodnie ze swoją polityką prywatności, a skróty identyfikatora demo, parametrów urządzenia i adresu IP — przez 30 dni.

VI. Prawa osoby, której dotyczą dane osobowe.

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych, czyli uzyskania od Administratora potwierdzenia czy przetwarza on Twoje dane oraz informacji dotyczących takiego przetwarzania, a także otrzymania kopii tych danych,
• prawo do sprostowania (poprawienia) Twoich danych osobowych, jeżeli dane przetwarzane przez Administratora są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do żądania usunięcia danych (w tym „prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych,
• prawo do przenoszenia danych osobowych,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych - w każdej chwili masz prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie przez Administratora tych danych osobowych, które Administrator przetwarza na podstawie Twojej zgody; cofnięcie przez Ciebie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania Twoich danych osobowych przez Administratora w celu objętym udzieloną zgodą.

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO). Masz prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, a także — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją — wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

Jeżeli Administrator ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie, może poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające tożsamość (art. 12 ust. 6 RODO) — ma to na celu zapobiegnięcie przekazaniu informacji dotyczących klientów Administratora osobom do tego nieuprawnionym. W przypadku wystąpienia przez Ciebie z żądaniem związanym z realizacją wymienionych wyżej uprawnień, Administrator spełni to żądanie nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania Twojego żądania. Jeżeli sprawa będzie skomplikowana (np. z uwagi na charakter Twojego żądania lub dużą liczbę żądań), miesięczny termin może zostać przedłużony o dwa kolejne miesiące, o czym Administrator poinformuje Cię w pierwotnym, miesięcznym terminie. W przypadku żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych Administrator może pobrać rozsądną opłatę albo odmówić (art. 12 ust. 5 RODO).

VII. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych.

Podanie przez Ciebie danych osobowych w celu:

• odpowiedzi na zapytanie - jest dobrowolne, jednak bez danych kontaktowych nie możemy odpowiedzieć na Twoje zgłoszenie,
• wykonania umowy - jest warunkiem zawarcia oraz realizacji tej umowy przez Administratora; jeżeli nie podasz swoich danych osobowych Administratorowi w tym celu, może on odmówić Ci zawarcia umowy,
• marketingu bezpośredniego realizowanego poprzez wysyłanie Ci informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, kontaktowanie się z Tobą przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych - jest dobrowolne i wymaga Twojej zgody; niewyrażenie przez Ciebie zgody na przetwarzanie przez Administratora Twoich danych osobowych w tym celu nie będzie miało wpływu na możliwość zawarcia umowy, niemniej Administrator nie będzie Ci mógł przekazywać wymienionymi kanałami komunikacyjnymi informacji marketingowych, w szczególności o ofertach nowych produktów i usług, promocjach oraz programach lojalnościowych.

VIII. Bezpieczeństwo danych osobowych.

Administrator informuje, że wdrożone przez niego oraz podmioty przetwarzające środki techniczne i organizacyjne zapewniają wystarczające gwarancje przetwarzania Twoich danych osobowych, zgodnie z wymaganiami określonymi w RODO, oraz należycie chronią Twoje prawa w tym zakresie.

IX. Pliki „cookies” i podobne technologie.

Strona internetowa korzysta z plików „cookies” i podobnych technologii (pamięć przeglądarki: localStorage i sessionStorage), które zapisują informacje na Twoim urządzeniu końcowym (np. komputerze, smartfonie, tablecie) lub uzyskują do nich dostęp. Mechanizm ten nie niszczy Twojego urządzenia końcowego oraz nie powoduje zmian konfiguracji tego urządzenia ani zainstalowanego na nim oprogramowania.

Bez Twojej zgody stosujemy wyłącznie mechanizmy niezbędne do działania strony i świadczenia usługi, o którą prosisz:

• zapamiętanie Twojego wyboru w banerze cookies — plik cookie cp_cookie_consent dla domeny polonijne.pl i jej subdomen, wspólny z platformą edukacyjną app.polonijne.pl (wybór dokonany w jednym miejscu obowiązuje w obu), przechowywany przez 1 rok lub do czasu zmiany decyzji; wybór zapisany wcześniej w localStorage (klucz cp-consent-v1) przenosimy do tego pliku cookie i usuwamy,
• ochrona formularzy przed spamem (Cloudflare Turnstile, ładowany dopiero po rozpoczęciu wypełniania formularza lub gdy czat z asystentem AI poprosi o weryfikację),
• czat z asystentem AI nie zapisuje niczego w pamięci przeglądarki: identyfikator i treść rozmowy pozostają wyłącznie w pamięci otwartej strony, do jej zamknięcia lub odświeżenia,
• identyfikator demo „Spróbuj bez rejestracji” (localStorage, klucz cp-demo-visitor-v1) i skrót parametrów urządzenia obliczany w przeglądarce (pkt II) — dopiero po kliknięciu przycisku sprawdzenia w demo; identyfikator pozostaje w przeglądarce do czasu usunięcia danych strony,
• film z Instagrama na stronie głównej — ładowany dopiero po kliknięciu; wtedy Meta Platforms Ireland Limited może zapisać własne pliki cookies (pkt III).

Wyłącznie za Twoją zgodą (przycisk „Akceptuję wszystkie” w banerze cookies):

• Google Analytics 4 — pliki cookies _ga i _ga_<identyfikator>, które służą rozpoznawaniu Twojego urządzenia w statystykach odwiedzin,
• Google Ads — pliki cookies _gcl_* (np. _gcl_au, _gcl_aw), które służą pomiarowi konwersji i remarketingowi, czyli wyświetlaniu reklam Centrum Polonijnego osobom, które odwiedziły stronę,
• piksel Meta — plik cookie _fbp, który służy rozpoznawaniu przeglądarki przy pomiarze skuteczności reklam Meta, oraz — jeżeli wejdziesz na stronę z reklamy Meta — plik cookie _fbc z identyfikatorem kliknięcia,
• piksel OpenAI — pliki cookies i dane w pamięci przeglądarki, które służą pomiarowi skuteczności reklam w ChatGPT (rozpoznaniu wejścia na stronę z reklamy i wysłania formularza),
• zapamiętanie źródła wizyty: parametry kampanii (UTM, matchtype, network, device) i identyfikatory kliknięcia reklamy Google (gclid, gbraid, wbraid), Meta (fbclid) i OpenAI (oppref) — localStorage, klucz cp-ad-marks-v1, przez 90 dni od kliknięcia reklamy; strona wejścia i strona odsyłająca — sessionStorage, klucz cp-attribution-v1, do zamknięcia karty przeglądarki; informacje te dołączamy do zgłoszenia wysłanego z formularza, a identyfikatory kliknięcia przekazujemy także platformie app.polonijne.pl w linku, którym na nią przechodzisz. Informacje o źródle wizyty zapisane przez poprzednią wersję strony (klucze pl_ads_marks i pl_ads_marks_at) po wyrażeniu zgody przenosimy do klucza cp-ad-marks-v1 z zachowaniem terminu 90 dni, a bez zgody usuwamy.

Pliki cookies Google Analytics i Google Ads są przechowywane do 2 lat, a pliki cookies piksela Meta (_fbp, _fbc) — do 90 dni. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, klikając link „Ustawienia cookies” w stopce strony (w wersjach językowych: „Настройки cookies”, „Налаштування cookies”, „Cookie settings”). Po wycofaniu zgody usuwamy z przeglądarki pliki cookies _ga, _ga_<identyfikator>, _gcl_*, _fbp i _fbc oraz zapisane źródło wizyty, a piksel OpenAI przestaje wysyłać dane. Jeżeli wycofasz zgodę na platformie app.polonijne.pl, przy najbliższej wizycie na stronie nie ładujemy tych narzędzi i usuwamy te pliki cookies. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Możesz też usunąć pliki cookies i dane stron w ustawieniach swojej przeglądarki.

X. Postanowienia końcowe.

Niniejsza Polityka Prywatności w wersji z dnia 02.11.2026 obowiązuje od dnia 2 listopada 2026 r. Poprzednia wersja obowiązywała od dnia 1 listopada 2026 r.

Administrator może zmieniać i uzupełniać postanowienia Polityki Prywatności stosownie do potrzeb wynikających ze zmiany warunków przetwarzania Twoich danych osobowych (np. wynikających ze zmiany obowiązujących przepisów prawa). O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach Polityki Prywatności zostaniesz poinformowany poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji na stronach internetowych Administratora, a w przypadku istotnych zmian może zostać o tym fakcie poinformowany również odrębnie poprzez wysłanie stosownego powiadomienia na wskazany przez Ciebie adres e-mail, sms-owo lub innym dostępnym bezpośrednim kanałem komunikacji.

Streszczenia najważniejszych informacji w języku rosyjskim, ukraińskim i angielskim mają charakter pomocniczy. Wiążąca jest polska wersja Polityki Prywatności.